Establecer las bases de un procedimiento para archivo muerto
Un archivo muerto es aquellas mini bodegas en renta de archivos o de documentos empresariales que ya no cuentan con un valor activo en las operaciones de la empresa o institución, pero requieren de un procedimiento para archivo muerto.
La empresa debe dictaminar los periodos de tiempo de utilidad para documentos empresariales en el cual pueden considerarse como vigente y para posteriormente asignarse como muerto. Así mismo se establecen periodos para el muerto antes de que se considere caducado y se pueda proceder a la destrucción de la documentación.
La mayoría de las instituciones establecen parámetros para el turno de archivo muerto con el fin de asegurar el almacenamiento correcto de este tipo de archivo durante su tiempo de uso.
El archivo muerto clasifica como un objetivo más de los procesos administrativos y como tal debe ser vigilado y estandarizado para asegurar su correcto funcionamiento y evitar la mal clasificación o destrucción de documentos de importancia administrativa.
Empacado de documentos para archivo muerto
El CCA nos establece un procedimiento para archivo muerto en empacado y almacenamiento de los documentos.
- Se debe determinar como se encuentran ordenados los documentos y de que manera se van a empacar.
- Se establecen los tratamientos necesarios para asegurar que los documentos se conserven.
- Establecer el tipo de contenedores en que se van a ubicar los documentos inactivos.
- Se establece la capacidad máxima de carpetas que se pueden colocar en cada contenedor; asegurándonos de dejar suficiente espacio para evitar que los documentos se dañen.
- Se procede a guardar las carpetas dentro de los contenedores, cuidando la integridad de los documentos en procedimiento para archivo muerto.
- Se determinan los datos que se deben poner en todos los contenedores: un identificador de la caja, la fecha de empaque y su contenido.
- Se realiza un documento con la relación de cajas y contenidos de cada una.
- Se decide quine realizará el traslado y almacenaje.
- Se determina quien tiene acceso al archivo muerto .
- Se hace una revisión periódica del archivo muerto para asegurar la integridad del contenido.