¿Qué buscar al momento de contratar un almacén de archivo muerto?
Una de las necesidades actuales de las empresas es áreas correctas de almacenamiento, principalmente para el archivo muerto. Antes que nada, necesitamos entender qué es este archivo.
El archivo vigente representa a aquellos documentos que la empresa utiliza en sus funciones diarias mientras que el archivo muerto es todo aquel documento que ha perdido su funcionalidad activa, pero funge como respaldo en caso de ser requerido para consultas y aclaraciones. El problema que enfrentan actualmente las instituciones con este archivo es que comienza abarrotar los espacios de la empresa y se vuelven un estorbo que entorpece las operaciones.
Es por ello que un almacenamiento eficiente es requerido para este tipo de documento y como tal este almacenamiento debe obedecer las necesidades reales de la empresa.
Una buena renta de mini bodegas es aquel que:
- Sea completamente accesible y cercano a la oficina; un tiempo de distancia aceptable para cualquier almacén debe ubicarse entre 30 y 40 minutos.
- Debe de tener una clasificación y orden que permita la consulta rápida y efectiva de los documentos
- Aprovecha al máximo los espacios a través de la implementación de archiveros, gavetas y capetas
- Cuida el estado de los documentos y asegura que siempre estén disponibles. Al menos una vez al año es importante realizar una limpieza total del archivo para asegurar la integridad total del mismo.
Manejo eficiente para almacenar nuestro archivo
- La dependencia a los documentos físicos puede limitar tu capacidad empresarial, es importante mantener en todo momento un registro en papel y otro digital previo a mover archivos a almacenaje.
- Cualquier archivo debe regirse bajo una guía de años que establezca su tiempo de duración en cada estado, tradicionalmente encontramos que se establece su vigencia por 4 años posteriormente se le almacena por otros 4 antes de pasar a procesos de destrucción de documentos.
- A pesar de ser archivo muerto se necesita de un sistema de clasificación que permita ordenar y tener fácil acceso a los documentos como si estuvieran vigentes; el sistema puede funcionar a base de fechas, temas, alfabético o geográfico, pero es muy importante que se encuentre rotulado, identificado y correctamente clasificado.